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會議會務中會務組的工作職責及策略

來源: www.3879852.live 時間:2019-12-06 10:37 點擊: 88

一般舉行重大的會議,都會組成會務組來進行會議的整體流程梳理,是一個會議的重要組成部分,一般會議會務組主要負責制定會議計劃、會議流程的分工、會前檢查各項工作,以確保會議可以順利進行.會務組在工作中需要掌握好大局、把握重點、工作規范并學會應變,下面詳細了解下吧!


 

一、會務組的工作職責

1、制訂詳細的計劃

會前準備工作涉及調查研究、安排議題、準備文件、會議接待、布置會場、會議編組等多項工作,必須制訂詳細的計劃.對大型會議或規格較高的會議,應成立秘書組、會務組、宣傳組、后勤組、安全保衛組等工作小組,若有室外活動還應成立交通秩序管理組;對小型會議,也要成立秘書組或會務組.要將每一項任務、每一個細小的環節、每一項具體工作的責任明確到人.

2、根據分工落實

秘書組提前確定會議議程,印制好領導講話、會議文件、典型材料等;會務組應提前落實好日程安排、行程路線、會標制作等工作;宣傳組要提前組織好攝影攝像人員和錄音、記錄人員,保證會議期間及時到位;后勤組要提前將參會人員的姓名、職務、性別、民族掌握準確,安排好食宿等,還要根據其他工作組的預算和意見,及時提供各項后勤保障;安全保衛組要根據會議規格高低,做好會場及代表駐地的安全保衛工作.

3、會前反復檢查

會前檢查分為由領導人聽取大會籌備處各組匯報和現場檢查兩種方式,其中,現場檢查是主要形式.會前檢查的重點是會議文件材料的準備、會場布置以及安全保衛工作等.大中型會議的會前檢查還包括警衛部署,票證檢驗人員的定崗定位,交通指揮及主席臺服務人員的就位,會議播放唱片的檢查等.

二、會務組的工作策略

1、掌控好大局

會務工作的大局就是會議的目的、主題、基本要求、參會范圍等宏觀策略上的安排,把握住了大局,才能保證會議的效果.首先,確定召開會議的主題和目的.即召開此次會議是為了解決當前工作的哪些實際需要,希望達到什么目的,是否有比較充實的內容安排和重要的工作部署等;其次,科學確定好會議的基本框架.例如:選擇會議時間應多考慮出席領導和貴賓的因素,選擇會議地點應多考慮會議內容需要、參會人員規模等因素,確定參會人員的范圍則主要考慮會議的目的和要達到的效果;再次,做好會議方案的征求意見和報批工作.方案確定前應當充分征求各方意見,嚴格履行報批程序,盡量減少中途變更和增減;最后,結合時間和經費調控具體事項.例如,有些會議想安排的內容很多,但為了確保整個會議活動的緊湊有序,就需要壓縮會議議程;而且要落實節儉辦會,經費方面不能鋪張浪費.

2、把握好重點

一是落實參會人員.必須認真做好會議通知工作,注意反饋統計具體參會人員名單和聯系方式,需要時執行請假制度.對于出席領導和貴賓的邀請工作要積極主動,必要時會議主辦單位負責人應親自出面,并落實專人跟蹤;二是保證會議材料的質量.會議的材料主要有會議主報告、領導講話、交流發言材料等,它是會議各項內容的具體載體,是會議順利召開的基礎.會議材料質量不高,會議肯定不會成功.準備會議材料是重點工作,需要會議主辦單位領導直接把關,精益求精;三是落實會務工作負責人和現場總調度.必須確定總攬各項會務工作的負責人,特別重要的會議可由主辦單位領導直接上陣指揮協調.在會議現場也應明確一個總調度人員,所有會議現場事項統一向其匯報,避免遇到一些意外情況出現混亂.

3、結合好規范與機變

做好會務工作既應規范操作,又需靈活應變.一方面,會務工作本身有一套較為成熟的流程,應當規范執行,不能自作主張跳步驟、省程序.例如:會標、主席臺、桌椅等會場布置要符合規范,席卡、茶杯的擺放應橫平豎齊;會議的議程安排和發言順序要符合規矩;參會人員的就座位置有主次、前后等固定順序的排列.特別是像黨代會這樣重要的會議,各項議程還必須符合法律規定和黨章要求;另一方面,會務人員應能夠結合事情的重要和緊急程度,靈活變通地處理一些問題.例如:有的參會人員會提出一些計劃外的合理要求,應在不影響其他工作的前提下盡量予以滿足,使其感受到尊重;會議現場應當嚴肅紀律,但遇有特別緊急的事項需要參會人員處理時,可由會務人員通過遞紙條等方式通知;出席會議的領導臨時有其他重要活動需要提前離場時,會務人員應及時告知會議主持人調整發言順序.

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